为贯彻落实省委省政府《关于制止奢侈浪费行为的实施办法》通知精神，根据《山西大学接待工作暂行办法》，本着热情、周到、节俭、廉政的原则，进一步规范办公室的接待工作，促进接待工作的科学化、系统化建设，切实提高接待工作的效益和水平，全面展示学校良好的精神面貌，特制定本工作制度。
　　一、接待原则及要求
　　接待工作是学校搞好对外联系的一项重要工作。办公室人员对来宾接待工作的好坏，直接反映出一个单位的工作作风和外在形象，也直接体现了办公室人员本身的素质、能力、水平和形象。因此，办公室人员必须十分重视和切实做好接待工作。
　　（一）办公室接待范围。
　　　1、党和国家领导人来校视察、上级机关领导、兄弟院校来访以及大型组团访问的重要客人。
　　　2、院系部处邀请的重要客人和大型专项会议重要客人。
　　　3、校庆系列活动、学校及部门院所的评估、验收等项目，以及学校发展建设的重大活动。
　　（二）接待工作原则。
　　　1、诚恳热情，讲究礼仪。接待活动作为一项典型的社会交际活动，务必以礼待人，体现高等院校办公室人员较高的礼貌素养。对于来访者，不管是上级机关来的，还是下级单位来的，也不管其身份、职位、资历、国籍如何，都应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。
　　　2、细致周到，勤俭节约。接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及到许多方面的部门和人员。这就要求办公室人员在接待工作中要综合考虑，有条不紊、善始善终。同时要厉行节约，勤俭务实，不搞形式主义，严禁奢侈铺张。
　　　3、保守秘密。办公室人员在重要的接待工作中，往往参与、接触到一些机要事务、重要会议、秘密文电资料等，所以要特别注意保密工作。在迎来送往的过程中要严守学校秘密。
　　二、接待程序
　　（一）办公室工作人员接到上级部门、兄弟院校来访的来函、来电及校领导的指示后，及时通报办公室分管主任，并根据来宾情况及时报告主管校领导，听取校领导对接待工作的指示。
　　（二）办公室分管接待的有关工作人员要做好来宾来访接待工作的安排计划，并将计划向来宾负责人沟通，取得一致意见后，交办公室分管主任审定，重要的接待活动报办公室主任及校领导审定，重大活动由校领导主持召开有关协调会，确定接待计划并向有关部门负责人布置工作安排。
　　（三）办公室协调有关处室落实接待工作计划，并根据需要做好资料准备（包括多媒体设备及演示稿、会场布置及席次安排等）。根据来宾要求，协助做好来宾的吃、住、行及参观考察活动。
　　（四）做好接待工作有关资料的整理、存档工作。
　　三、协调有关单位做好接待工作
　　办公室负责的由学校牵头接待或承办的重大活动，根据具体情况请示有关校领导后召开协调会进行安排。日常接待根据有关规定具体落实。
　　（一）与宣传部、现代教育技术中心协调做好宣传工作，包括根据需要制作、悬挂欢迎横幅、新闻媒体的邀请、来宾在校活动的摄影、摄像及电视、广播新闻的制做、网上图片、稿件的宣传等。
　　（二）与保卫部协调做好安全保卫工作，包括重要客人的安全保卫，活动场所的安全有序、车辆校内的通行路线、停放位置等交通秩序、车辆安全的各项管理工作。
　　（三）与后勤管理处协调，做好各参观点的后勤保障工作，包括水、电、气的正常供应，校园的环境卫生、绿化美化，并特别保障活动场所和来宾通行沿路的整洁卫生。做好后勤服务工作，包括食、宿、会场等，做到热情、大方、周到、安全、有序、卫生。
　　（四）与资产与实验室管理处、有关研究所（中心）做好实验室参观的协调工作，根据需要遴选参观实验室，并落实讲解人员等，同时对所参观实验室的卫生、秩序等提出具体要求。
　　（五）根据情况，应急、突发的接待工作可临时协调布置，需配合的有关单位务必积极配合。
　　四、其它接待事项
　　（一）迎送：上级部门领导和兄弟院校来宾，一般要负责接送站。
　　（二）住宿：上级来我校指导工作的副厅级（含）以上的领导、学校邀请的来宾和进行学术交流的院士可住交流中心、专家公寓的套间，其他一般安排标间。房费原则上由客人自己支付。特殊情况经有关负责人批准，可由学校支付或根据客人能报销的额度支付不足部分。
　　（三）餐饮：本着工作需要和厉行节约的原则安排客饭。副厅（含）以上原则上人均不超70元/天，陪同人员不超过两人。需要宴请的宾客，应经学校有关领导批准，宴请要严格控制陪餐人数、用餐标准及酒水规格。
　　（四）用车：学校牵头接待的客人由学校派车接待。
　　（五）会见、会谈：根据对等原则，邀请相应的校领导和部门负责人参加会见、会谈。
　　（六）接待人员要求：着装整洁大方，态度热情诚恳，遵守纪律，服务周到，廉洁奉公，严格执行请示报告制度。